Er moet een nieuw contentmanagementsysteem komen en dus gaat er een request for proposal uit. Als contentmanager wil jij daar ook input voor leveren: jij en je collega’s zijn immers degenen die het cms de hele dag door gebruiken. Maar hoe kom je tot een goede lijst van eisen en wensen en hoe zorg je dat die gehoord worden? Ik heb 5 tips voor je.
1. Verdiep je in de materie
De techniek achter een cms is complex, maar laat je daardoor niet afschrikken. Neem je verantwoordelijkheid en verdiep je in de materie om een goede wensenlijst te kunnen formuleren. Dan wordt je input ook serieus genomen door de andere belanghebbenden in je bedrijf.
In een eerdere baan was ik betrokken bij de aanbesteding voor een vrij complex systeem voor toegangsbeveiliging. Dat liep in het begin spaak, omdat niemand in ons team precies begreep wat de eisen moesten zijn. Wij hebben toen eerst verschillende kennisavonden georganiseerd waarvoor we leveranciers uitnodigden. Pas daarna snapten we waar we het over hadden en hadden we een denkrichting voor de eisen die we moesten formuleren.
2. Benoem ook waar je tevreden over bent
De eisen die ik in veel rfp’s tegenkom, zijn gebaseerd op wat er bij een vorig cms niet goed ging. Als het uploaden te lang duurde, wordt er een eis geformuleerd over de uploadsnelheid. Als er te veel stappen doorlopen moesten worden om iets te publiceren, wordt daar een eis over geformuleerd. Logisch.
Vaak wordt echter niet benoemd wat er wél prettig was aan het vorige cms en wat je dus ook in een nieuw cms wilt terugzien. Vergeet dat dus niet op te schrijven.
3. Besteed niet alles uit
Voor het schrijven van een rfp kun je tal van adviseurs inhuren en in sommige gevallen is dat best slim. Voor de aankoop of verkoop van een huis maak je immers ook gebruik van een hypotheekadviseur, makelaar en een notaris.
Vergeet echter niet dat jijzelf met het cms gaat werken. Stel dus ook zelf je wensenlijstje op. Voor je huis ben jij ook de enige die kan bepalen of je een grote tuin wilt of juist niet, of je drie of vier slaapkamers wilt, of je wilt klussen of juist niet. Jij gaat er immers wonen. Een adviseur komt vaak vooral met generieke eisen, maar jij weet veel beter hoe jouw organisatie het cms gebruikt.
4. Maak niet van alles een harde eis
Een auto die 300 kilometer per uur kan is leuk, maar een zuinige auto ook. Als beide een harde eis zijn in je autozoektocht, wens ik je veel succes. Mijn punt: als je iets als harde eis formuleert, kan het zomaar zijn dat het beste cms voor jouw organisatie afvalt. Maak dus een onderscheid tussen eisen en wensen.
En formuleer ze concreet. Als je ze wazig opschrijft, kun je de uiteindelijke aanbiedingen minder goed met elkaar vergelijken.
5. Bedenk wat over 3 jaar nog relevant is
Ik ben veel rfp’s tegengekomen waarvan maar een klein deel gaat over de eisen aan het cms zelf. De rest gaat over de inkoopprocedure en de precieze eisen aan die offerte die iemand inlevert.
Zonde, want over 3 jaar kan het niemand meer iets schelen dat er twee vragenrondes waren en dat de offerte niet langer mocht zijn dan 25 pagina’s. Dan is alleen nog maar van belang hoe goed je met dat cms kunt werken.
