Meer structuur, efficiënter werken en een beter bereik: een nieuw cms kan je contentorganisatie een geweldige impuls geven. Maar dan moet je het wel goed doen. Hoe? Door eerst over de volgende drie dingen goed na te denken.
1. Contentstrategie
Met een goed cms kun je je contentstrategie faciliteren, maar dan moet die strategie er wel zijn al voordat je je cms gaat implementeren.
Wat wil jij eigenlijk bereiken met de content die je produceert? Welke content past bij jouw doelgroepen? Van relatief makkelijk te produceren blogs en vlogs tot diepgravender whitepapers en podcasts: alles kan, maar doe het niet lukraak.
Maak een plan en misschien zelfs een contentkalender, die past bij de capaciteiten van je afdeling, zodat alle verantwoordelijken weten waar ze aan toe zijn. Met een degelijke strategie op zak, wordt het makkelijker om een nieuw cms te implementeren.
2. Beheer
Als je weet wat voor content je gaat maken en voor welk publiek, kun je gaan nadenken over de beheeromgeving. Wie welke rechten krijgt voor welke onderdelen van het cms, moet je al weten voordat je het cms gaat implementeren, zodat je cms-leverancier de architectuur van je werkomgeving optimaal kan inrichten.
In dit stadium is het zaak om naar je medewerkers te luisteren en hun manier van werken goed uit te vragen. Als je dit goed doet, kun je de uiteindelijke manier van werken in het systeem laten aansluiten bij de wensen van al je medewerkers. En dat helpt uiteraard bij de acceptatie ervan.
3. Structuur
Content structureren is geen eenvoudige klus, maar wel noodzakelijk voor een goede website. Ik zie regelmatig dat enthousiaste redacteuren zomaar in een boomstructuur gaan werken, waardoor er een wirwar aan takken ontstaat.
De boomstructuur gebruik je alleen voor structureerbare veelal statische informatie, zoals de bedrijfsgeschiedenis, contactinformatie of algemene bedrijfsinformatie. Die hiërarchie kun je niet loslaten op ongestructureerde content, dus maak er beleid van dat dit ook niet gebeurt.
Om ongestructureerde content te structureren heb je geen boom nodig, maar goede metadatering. En ik heb goed nieuws: metadateren kun je leren. Met de juiste tags kun je je ongestructureerde content zorgeloos in een grote bak gooien, wetende dat deze weer boven water komt dankzij die slimme tags.
Helikopteren
Als je al voor implementatie van je cms aan de slag gaat met deze drie onderwerpen, zul je zien dat het implementatietraject soepel verloopt en oplevert wat je ervan hoopte. Stap dus eerst even aan boord van een helikopter om met afstand naar je contentstrategie, -beheer en -structuur te kijken. Met een klein stapje terug kun je enorme stap voorwaarts zetten.
