Eerst het slechte nieuws: er zijn wel duizend redenen waarom de livegang van je website vertraging kan oplopen. Gelukkig is er ook goed nieuws en wel in de vorm van deze blog. Met deze vijf tips voorkom je zomaar honderden van die redenen.
1. Zorg voor voldoende mandaat
Als jij van hogerhand de verantwoordelijkheid hebt gekregen om het ‘project nieuwe website’ onder je hoede te nemen, dan moet jij ook degene zijn die beslissingen mag nemen.
Als je altijd met de drie of vier lagen boven je moet schakelen voor je kunt reageren op een vraag van de cms-leverancier of een andere betrokkene, is dat een garantie voor vertraging. Onderhandel dus over waar je wel en niet over mag beslissen en leg uit wat dat oplevert.
2. Haak alle betrokkenen tijdig aan
Een website is allang niet meer een verzameling van 10 wegpagina’s met wat tekst erop. Het zijn bedrijfskritische kanalen, waarop bezoekers producten bestellen, videocontent bekijken, formulieren invullen, chatten met de klantenservice, en ga zo maar door.
Dat betekent dus dat je website technologisch ook veel complexer is geworden. Websites van nu hebben vaak koppelingen met verschillende systemen van verschillende leveranciers. Dat betekent dat je cms-leverancier niet de enige partij meer is die zijn taak goed moet doen.
Ik heb geregeld meegemaakt in projecten dat de website af was, maar dat de andere leveranciers dan nog moest beginnen met bijvoorbeeld de bouw van het betalingssysteem. Zorg dus dat al deze partijen vanaf het begin zijn aangehaakt en spreek opleverdata af.
3. Maak een duidelijke taakverdeling
Je kent ze misschien wel: van die projecten waarin iedereen continu naar elkaar wijst en verantwoordelijkheden afschuift. Kies daarom voor een aanpak waarbij ieders rol vooraf wordt vastgesteld.
Maak die taakverdeling zo concreet mogelijk. ‘Cathelijne zorgt ervoor dat op 22 april alle content klaarstaat, Michiel zorgt dat er op 14 maart drie testers van zijn afdeling beschikbaar zijn’, dat werk. Een ervaren cms-leverancier kan je hierbij helpen. Die weet wat er allemaal precies moet gebeuren.
Technische complicaties beter ondervangen
Tip 2 en 3 maken het ook makkelijker om snel te handelen bij technische complicaties. Op die complicaties zelf heb je dan misschien weinig invloed, maar het scheelt een slok op een borrel als je goede communicatielijnen hebt met leveranciers (tip 2) en de verdeling van verantwoordelijkheden helder is (tip 3).
4. Zorg voor voldoende testcapaciteit
Als de cms-leverancier een agile aanpak hanteert, zullen jij en je collega’s regelmatig moeten testen of alles naar wens werkt. Zorg dat degenen die dat moeten doen, beschikbaar zijn op de daarvoor aangegeven momenten. Als dat niet zo is, kan de cms-leverancier niet verder en loop je vertraging op.
Als er volgens de watervalmethode wordt gebouwd, hoef je wat minder vaak te testen. Maar het betekent wel dat als er getest moet worden, je hier per keer meer tijd en/of meer mensen voor nodig hebt dan bij de agile aanpak het geval is. Ook hier geldt dus: zorg dat de testers ruimte in hun agenda hebben.
5. Vergeet de content niet
Het komt weleens voor dat een website technisch af, maar dat de inhoud in geen velden of wegen te bekennen is. Zonde! Zorg dus dat je op tijd een blauwdruk hebt van de inhoud van je website. Weet welke content je op welke plaats wil tonen. Zodra je dan in het cms terecht kunt, is het alleen nog maar een kwestie van vullen.
