De kogel is door de kerk: er komt een nieuw cms. Hartstikke tof natuurlijk. Maar hoe begin je in hemelsnaam? Ik heb een paar tips voor je.
1. Blijf zelf altijd betrokken
Vooral grotere organisaties schakelen een adviseur in als ze een nieuw cms mogen uitzoeken. Een adviseur helpt om de eisen van jouw organisatie te vertalen en nodigt verschillende partijen uit om een pitch te komen doen. Zo’n adviseur is hartstikke handig: die weet hoe de markt eruitziet en dus welke eisen en wensen relevant kunnen zijn voor jouw organisatie.
Wat ik echter geregeld zie is dat zo’n adviseur er alleen voor staat. Zijn klant heeft de opdracht over de schutting gegooid en vertrouwt blind op het oordeel van de adviseur. En dat is een minder goed idee.
De adviseur vertrekt namelijk na aanschaf van het cms. De leverancier blijft gemiddeld zo’n zeven jaar. Een goede samenwerking is dus essentieel. Blijf daarom altijd zelf betrokken, want dan kun je zelf aanvoelen of die match er is.
2. Je kiest geen cms, je kiest een leverancier
Ik schreef het expres al in de kop: hoe kies je een nieuwe cms-leverancier, niet je nieuwe cms. Er zijn veel aanbieders die prachtige stukken techniek aanbieden die allemaal voldoen aan jouw programma van eisen. Maar uiteindelijk zul je als gebruiker op elk cms wel wat aan te merken hebben.
En dan gaat het om de relatie die jij hebt met je leverancier. Hoe betrokken blijft de leverancier als de deal gesloten is? Wat vind jij zelf belangrijk aan deze relatie? Ik weet uit ervaring dat opdrachtgevers bij een leverancier terechtkomen vanwege het product, maar er blijven omdat de relatie goed is.
Nadat je een cms hebt uitgekozen, zul je deze ook moeten implementeren. Hier vind je tips voor een soepele implementatie.
Spreek jij dezelfde taal als je leverancier? Hebben jullie een klik? Ook dit zijn relevante vragen in je onderzoeksfase. En vraag ook de werkwijze van de leverancier goed uit. Sluit die aan bij hoe jullie zelf werken of willen werken?
Als je zelf agile werkt, vraag of de leverancier dat ook bereid is te doen. En als je tegen de agile-trend in het watervalmodel hanteert, is dat natuurlijk ook prima, maar vraag of je leverancier daarmee kan omgaan.
3. Doe je onderzoek met een multidisciplinair team
Doe je onderzoek niet alleen (met een adviseur), maar betrek ook de ontwikkelaars en redacteuren. Alle disciplines die met je cms werken, stellen andere eisen aan hun gereedschap en dus ook andere vragen aan de leverancier. Zorg dat iedereen gehoord wordt en een gelijke inbreng heeft.
Door een doorsnede van je contentorganisatie mee te laten denken, maak je niet alleen een betere keuze, maar zorg je na de beslissing tot aankoop ook voor een veel soepeler implementatietraject.
