Een nieuw cms uitkiezen? Dat kan best pittig zijn. Er zijn veel cms’en om uit te kiezen en er zijn vaak meer stakeholders bij de besluitvorming betrokken dan je lief is. Gelukkig gingen velen je voor. Zo ook Wageningen University & Research. Wij vroegen deze ervaringsdeskundigen om tips.
Haico Minkhorst (beheerder Online Platformen) en Dirk-Jan Melssen (coördinator Online Advertising & Marketing)
kunnen zich het selectieproces nog levendig voor de geest halen. Zij brachten een paar jaar geleden ruim 800 websites onder in 1 nieuw cms.Dat was een behoorlijke uitdaging. Content van 800 sites moest worden overgezet naar 1 cms. En met 400 redacteuren die in het nieuwe cms moesten gaan werken, waren er veel wensen om rekening mee te houden. Maar het lukte. Sterker nog: het lukte in 7 maanden tijd.
Praat met concullega’s
Ze delen hun lessen graag, want zelf deden ze ook inspiratie op bij andere bedrijven, vertelt Haico. ‘Anderen worstelen vaak met dezelfde vraagstukken als jij. Het is inspirerend om te horen hoe zij het oplossen.’
Selecteer niet alleen op functionaliteiten
Voordat WUR op zoek ging naar een nieuw cms, maakten ze een programma van eisen. ‘We hadden een lijst opgesteld van minimale eisen waaraan ons nieuwe cms moest voldoen’, zegt Haico. 'Dat hielp enorm, omdat het richting geeft aan je cms-zoektocht.'
Tegelijkertijd waarschuwt Haico ervoor je keuze niet alleen op technische kwaliteiten te baseren. ‘De “zachte” kant van een cms-leverancier was minstens zo belangrijk voor ons', vertelt Haico. 'We hebben echt gekeken of de cultuur van de leverancier paste bij onze organisatie.’ Logisch ook wel, want je gaat een behoorlijk intensieve relatie met elkaar aan.
Het stopt niet na livegang
‘Het verbeteren van je website is een continu proces’, zegt Dirk-Jan. Kies daarom een cms-leverancier die ook na livegang betrokken blijft. In een selectietraject kun je niet altijd al je wensen overzien en sommige ontstaan pas gaandeweg.
‘Daarom komt er bij ons 1 keer per week een technische consultant van onze cms-leverancier langs’, zegt Haico. ‘Dat is heel waardevol, omdat hij het cms door een door kent en ons ondertussen ook. Zo blijft het cms met ons meegroeien.’
Meer lezen over de ervaringen van Wageningen University & Reserach? Download dan de WUR case 'Slim contentmanagement met 400 redacteuren'.
Denk groot
800 websites onder brengen in 1 nieuw cms: het klinkt als een gigantisch project en dat was het eigenlijk ook. Vandaar tot slot dit advies van Dirk-Jan: ‘Denk groot, maar begin klein. Anders kom je nergens, zeker niet in een organisatie met veel stakeholders.’
