Bij grote bedrijven is het op tijd live gaan van de nieuwe website niet altijd een vanzelfsprekendheid. Hier zijn meerdere oorzaken van en een daarvan is dat er vaak een heleboel stakeholders bij betrokken zijn.
Van juristen tot websitebouwers en van leveranciers van betaalsystemen tot redacteuren: jouw nieuwe website heeft veel stakeholders.
Het grote voordeel van veel stakeholders: je hebt allerlei specialisten aan boord om zo tot de beste website te komen. De ICT’er die de site bouwt, weet wat er technisch allemaal mogelijk is, de jurist weet wat er allemaal wel en niet mag met persoonsgegevens, en de security-specialist weet hoe je de site optimaal beschermt.
Het grote nadeel van veel stakeholders: het aantal onderlinge afhankelijkheden is enorm. Er hoeft maar één stakeholder te verzaken of te laat aangehaakt te worden, en de hele keten loopt vertraging op.
Daarom hierbij een paar aandachtspunten voor het effectief managen van je stakeholders.
Breng alle stakeholders in kaart
Belangrijk is dat je weet wie je stakeholders zijn. Mijn tip: schrijf ze allemaal op als je start met je project. Stel jezelf daarvoor vragen als: met wie heb ik allemaal te maken vanaf het allereerste idee tot en met de livegang? Van wie heb ik toestemming nodig? Wie zijn de bouwers? Wie zijn de leveranciers? Wie werken er straks dagelijks met de site?
Bij complexere websites heb je al snel te maken met meerdere leveranciers voor de verschillende onderdelen van je site. Daarom hou je ze vanaf het begin van het project op de hoogte over jouw vorderingen en vraag je al vroeg aan hen wat zij van jou nodig hebben om van start te kunnen gaan.
Daarnaast moet je rekening houden met de hosting en schakel je met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de huisstijl en het budget.
Ga je scrummen?
Als je een nieuwe website bouwt volgens de scrum-methodiek, dan vertegenwoordigt de product owner de belangen van de opdrachtgever. Aan de hand van presentaties kan hij de opdrachtgever op de hoogte houden van de projectstatus en voortgang.
Ga met ze in gesprek
Als je het rijtje stakeholders in beeld hebt, zorg dan dat je ze om de tafel krijgt en dat je ze vervolgens regelmatig informeert of bevraagt.
Belangrijk hierbij is dat ze misschien allemaal eigen ideeën en wensen hebben, maar dat je die niet allemaal klakkeloos hoeft op te volgen.
Jij luistert als projectmanager van de site naar iedereen en zorgt dat iedereen zich gehoord voelt, maar beslist uiteindelijk op basis van argumenten.
Daarbij houd je ook je eigen belang in de gaten: als er binnen zoveel maanden voor een bepaald bedrag een site moet staan, gelden er nou eenmaal beperkingen.
Na die kick-off hoef je natuurlijk niet elke week met iedereen om tafel. Bedenk wie je voor jouw project regelmatig moet zien en/of wie je regelmatig moet informeren over de stand van zaken. Dat is natuurlijk ook afhankelijk van de fase waarin je project zich bevindt.
Aan tafel!
Als je op deze manier het overzicht bewaart over al je stakeholders en als een diplomaat met ze aan de slag gaat, zul je zien dat je weinig vertraging oploopt. Aan tafel dus!
