Laatst moest ik bij een grote bank een pdf uitprinten en invullen om een spaardepot te laten overschrijven. Ik was verrast. Het lijkt me dat deze dienst vrij vaak voorkomt en de velden om mijn naam en rekeningnummer in te vullen waren veel te klein. Een webformulier zou dit proces een stuk eenvoudiger maken. Zowel voor de bank als voor mij.

Hoewel de meeste organisaties wel webformulieren hebben voor de meest voorkomende handelingen zijn er, bij kleine en grote bedrijven, nog heel wat gedateerde formulieren te vinden: van Word-documenten tot pdf’jes en flash-pagina’s. 

En dat is jammer, want met een webformulier bespaar je de organisatie niet alleen veel gedoe, maar je maakt het voor klanten ook een stuk makkelijker. Daarom geef ik in deze blog twee redenen om vandaag nog je ouderwetse formulieren te vervangen door een webformulier.

Een webformulier is gebruiksvriendelijk voor de klant…

Een webformulier is een stuk gebruiksvriendelijker dan een pdf. Als klant moet je die pdf downloaden, uitprinten, invullen, ondertekenen, scannen en per mail of zelfs per post opsturen. Op een smartphone is dat proces al helemaal veel gedoe. Een webformulier hoeft een klant alleen maar in te vullen en is, als het goed is gemaakt, op alle devices goed te gebruiken.


Natuurlijk, soms is een handtekening nodig, maar lang niet voor alle formulieren. En al helemaal niet als je een formulier achter een inlog zet, met een e-mail bevestiging werkt, of andere maatregelen neemt voor verificatie en authenticatie. 

Hoe makkelijker je het voor je klant maakt, hoe eerder hij de informatie aan je geeft, en hoe beter zijn klantervaring.

….én voor jezelf.

Die gebruiksvriendelijkheid telt trouwens ook voor jezelf. Met een goed CMS kun je makkelijk een veld toevoegen aan of verwijderen van je formulier, zonder dat je een nieuwe pdf moet maken en die opnieuw moet uploaden. Ook weet je met een webformulier zeker dat jouw klanten altijd in het meest recente formulier werken en niet in een formulier dat ze een paar maanden geleden gedownload hebben.

Kortom, met een webformulier wordt het risico om fouten te maken veel kleiner. De ingevulde tekst is immers veel beter leesbaar, wat bij handschriften natuurlijk niet altijd het geval is, velden zijn altijd groot genoeg en je kunt allerlei validatiechecks uitvoeren. Bijvoorbeeld dat alle verplichte velden zijn ingevuld, maar ook checks die controleren of een telefoonnummer uit tien cijfers bestaat en een postcode klopt. Zo voorkom je dat klanten een belangrijke vraag overslaan en je daar achteraan moet bellen of een formulier moet terugsturen.

De betere leesbaarheid, het verminderen van de kans op foutieve invoer en het niet hoeven scannen van binnenkomende papieren levert al genoeg efficiency voordelen op om pdf-formulieren om te zetten naar online webformulieren.

Wil je nog weer weten over webformulieren? In mijn vorige blog schreef ik over vier zaken waar je op moet letten als je een webformulier aan je site wilt toevoegen.

Formulieren & de GDPR 
Met een webformulier haal je persoonlijke data op en dus moet je rekening houden met de AVG (GDPR). Je mag bijvoorbeeld niet meer data ophalen dan nodig. En waar sla je de data op en wie heeft er dan toegang tot die data? Lees in dit blog meer over de praktische consequenties van de GDPR.

 

Deze content maakt je site beter

<< Back

Posts containing: